Kundengeschenke richtig versteuern

Kundengeschenke richtig versteuern: Auf diese drei Punkte kommt es an

Nicht jedes Geschenk an Geschäftspartner ist als Betriebsausgabe beim Finanzamt abzugsfähig. Hier lest ihr, welche Voraussetzungen für die Anerkennung erfüllt sein müssen.

Jeder Selbstständige weiß es: Kleine Aufmerksamkeiten für Geschäftspartner sind wichtig. Klug ausgewählt kannst du mit Kundengeschenken neue Geschäftsbeziehungen anbahnen, bestehende stärken oder dich freundlich wieder in Erinnerung bringen. Da dies zu deinen betrieblichen Interessen gehört, kannst du einen Teil der Kosten von der Steuer absetzen.

Grundsätzlich ist ein Kundengeschenk steuerlich abzugsfähig, wenn es eine unentgeltliche Zuwendung an den Empfänger ist (R 4.10 Abs. 4 EStR) und die Schenkung an keine Gegenleistung gebunden ist. Doch damit deine Ausgaben vom Finanzamt als Betriebsausgabe anerkannt werden können, musst du diese drei Aspekte im Blick behalten:

  • Die Art des Kundengeschenks
  • Die Höchstgrenze von 35,00 Euro pro Jahr und Person mit Ausnahme der Mitarbeitergeschenke
  • Die Dokumentation dieser Aufmerksamkeiten

Die Art des Kundengeschenks muss abzugsfähig sein

Das Finanzamt unterscheidet steuerlich qualifizierte Kundengeschenke und solche, die es nicht sind. Möchtest du die Ausgaben für deine Aufmerksamkeiten geltend machen, musst du auf die Art des Geschenks achten. Gewonnene Preise, Preisausschreiben, Werbeartikel, Rabattgutscheine und andere Kulanzleistungen, die sich auf einen bereits getätigten Kauf beziehen, sind es nicht. Wie auch beim Sponsoring sieht der Fiskus hier eine Gegenleistung.

Unser Praxistipp für dich:

  • Steuerlich abzugsfähige Kundengeschenke sind Sach- und Geldgeschenke, Blumen (außer Trauerkränze und -sträuße) und Eintrittskarten aller Art.
Kundengeschenke

Kundengeschenke als steuerliche Gratwanderung

Ob und welche Steuerzahlungen beim Beschenken der Geschäftspartner greifen, ist von drei Faktoren abhängig: Dem Wert der Präsente, wer sie entgegennimmt und ob der Schenkende die Steuern für den Empfänger übernimmt. Ja, du hast richtig gelesen, grundsätzlich müssen Geber und Empfänger auf Kundengeschenke Steuern zahlen. Während der Schenkende die Ausgabe unter bestimmten Bedingungen versteuern kann, muss der Empfänger den Wert des Geschenks als Einnahme verbuchen.

Das möchte natürlich niemand. Deshalb ist es üblich, dass der Schenkende diese Beträge in Form einer pauschalen Einkommenssteuer übernimmt. Sie beträgt 30% des Geschenkwertes oder Kaufpreises, einschließlich der Umsatz- und Kirchensteuer und des Solidaritätsbeitrags.

Unser Praxistipp für dich:

  • Das Finanzamt sieht nicht nur dein Geschenk, sondern auch die geschenkten Steuern als Zuwendung an, die wiederum versteuert werden müssen. Es ist deshalb sinnvoll, Geschenke so zu wählen, dass sie inklusive ihrer Steuerlast weit unter dem Wert der abzugsfähigen 35 Euro liegen.

Bei bescheideneren Kundengeschenken wie USB-Sticks oder Kugelschreibern unter 10 Euro entfällt die Pauschalsteuer. Diese Kundenpräsente gelten als Streuartikel und sind somit kein geldwerter Vorteil.

Möchtest du den Kaufpreis deiner Kundengeschenke jedoch als Betriebsausgabe absetzen, dürfen sie bis auf Ausnahmen die 35 Euro pro Jahr und Person nicht überschreiten. Ob in die 35-Euro-Grenze die Umsatzsteuer eingerechnet werden muss, hängt vom Vorsteuerabzug des Schenkenden ab. Ist der Geber dazu berechtigt, zählt der Nettowert des Geschenks, während sonst die Umsatzsteuer zusätzlich aufgeschlagen werden muss.

Dies solltest du prüfen, denn werden die 35 Euro überschritten, sind Kundengeschenke in den meisten Fällen nicht mehr abzugsfähig und müssen wie eine Privatentnahme als Gewinn versteuert werden (§4 Abs.5 Nr1 EstG).

Unser Praxistipp für dich:

  • Auch juristische Personen wie eine GmbH sind eigenständige Zuwendungsempfänger. Der Unternehmer und seine Ehefrau werden in diesem Fall als eine Person betrachtet und der Wert ihrer Geschenke darf dann zusammen die 35-Euro-Grenze nicht übersteigen, um abzugsfähig zu bleiben.

Wie immer bestätigen Ausnahmen die Regel: Soll die Aufmerksamkeit für deine Kunden etwas großzügiger werden und trotzdem abzugsfähig bleiben, gibt es eine feste Regel nach R 4.10. Ab§4 Abs.5 Nr1 EstGs. 2 : Dein Kundengeschenk muss betrieblich nutzbar sein. Verschenkst du also als selbstständiger Fotograf deiner Medienagentur ein Bildbearbeitungsprogramm für 1.400 Euro, ist dieses Geschenk durchaus absetzbar und die 35-Euro-Grenze entfällt. Das Präsent muss der Beschenkte für seine beruflichen Aktivitäten nutzen können (R 4.10. Abs. 2 Satz 4 EStR). Ist dies erfüllt, können Unternehmer ihren Geschäftspartnern Geschenke machen, die weit über die 35 EUR-Grenze hinausgehen und können die Kosten hierfür sowohl umsatzsteuerlich berücksichtigen als auch als Betriebsausgabe abziehen.

Unser Praxistipp für dich:

  • Bei gelegentlichen Meinungsdifferenzen mit dem Finanzamt (soll ja vorkommen) liegt die Nachweispflicht beim Schenkenden. Fotografiere deshalb das Geschenk und bewahre das Bild zusammen mit der Rechnung auf.
  • Gerade bei diesen teureren Geschenken empfiehlt es sich, ein Foto vom Präsent zu machen und zusammen mit der Rechnung in den Geschäftsunterlagen aufzubewahren, um spätere, mögliche Streitigkeiten mit dem Finanzamt schnell ausräumen zu können. Denn: Die Beweislast liegt beim Schenkenden!

kundengeschenke versteuern
Kleiner Exkurs: Mitarbeiter richtig beschenken

Nicht weniger spannend ist es, wenn ein Mitarbeiter beschenkt wird. Diese hoffentlich motivierende Aufmerksamkeit kann als Betriebsausgabe geltend gemacht werden, solange sie nicht teurer als 60 Euro im Jahr wird. Bis dahin ist das Geschenk auch für den Mitarbeiter steuerfrei. Überschreitet der Wert des Geschenks die 60-Euro-Grenze, müssen auch Angestellte den Kaufpreis inklusive Mehrwertsteuer vollständig als Arbeitslohn versteuern. Und schon ist die Freude über das Geschenk nicht so groß. Es sei denn, du übernimmst als Unternehmer die Steuer für das Geschenk ähnlich pauschal wie bei den Zuwendungen der Geschäftspartner.

Unser Praxistipp für dich:

  • Beachte bitte auch, dass unabhängig von ihrer Höhe Geldgeschenke für Mitarbeiter als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu behandeln sind.

Die richtige Dokumentation ist unerlässlich

Damit es keine bösen Überraschungen gibt und du mehr Steuern zahlen musst, sollten Kundenpräsente in und für die Buchhaltung achtsam dokumentiert werden. So muss bei Kunden- und Mitarbeitergeschenken der Name des Empfängers aus der Buchung hervorgehen. Geschenke der gleichen Art kannst du als Sammelbeleg mit Empfängerliste und Rechnung dokumentieren (R 4.11 Abs. 2 EStR).

Unser Praxistipp für dich:

  • Abzugsfähig bleiben Kundengeschenke nur, wenn sie getrennt von den übrigen Betriebsausgaben auf einem oder mehreren separaten Konten gebucht werden (§ 4 Abs. 7 EstG). Manche Buchhaltungsprogramme bieten hier in den Standartkontenrahmen die Unterscheidung zwischen „Geschenke über 35 Euro“ und „Geschenke unter 35 Euro“ an. Parallel dazu bietet es sich an, auch für die pauschale Einkommenssteuer zwei separate Konten anzulegen. Eins für die Pauschalsteuer der Geschenke für Geschäftspartner und Mitarbeiter unter 35 Euro als Konto „Steuer § 37b abziehbar“ und ein zweites für „Steuer § 37b nicht abziehbar“.

Beachtest du diese drei wichtigen Regeln, bekommen nicht nur die Beziehungen zu deinen Geschäftskunden und Mitarbeitern neue Impulse, sondern du kannst auch die Kosten hierfür abzugsfähig halten. Wir wünschen dir weiterhin viel Erfolg.

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